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企业如何选择信息化软件

各种各样的信息化软件令人眼花缭乱。对于企业来说,要想挑选到真正适合自己的那款信息化软件,绝非易事。本期,《中国会计报》记者采访了北京东山瑞企软件有限公司技术总监谢古今,他的观点可为许多企业在选择企业管理软件上指点迷津。   “纯粹的财务软件只能满足简单的记账需求,这对于现代企业来说显然是不够的,现在企业更需要的是能全面提升企业管理水平的管理软件,这需要不同的管理软件或集成的管理平台来协助达到这个目标,如财务管理、合同管理、供应链管理、生产制造、人力资源、客户关系等不同的管理软件或集成这些功能的管理软件包。”谢古今表示。
  明确自身需求很重要
  谢古今告诉记者,选择什么样的信息化软件,这与企业所处的行业、规模和类型有着密切关系,同时与管理者的特定管理目标、管理方法息息相关。
  特大、大型企业多喜欢选用国外的管理软件,像SAP、ORACLE等;生产制造企业多选用以财务为核心的ERP软件,以实现精细化管理,注重料、工、费的核算;商贸型企业多注重库存管理,以便及时了解商品的销售和进货状况;项目制造型企业主要关注的是从立项到项目结束之前,如何把项目顺利做完,主要关注协同制造类软件,包括项目、合同管理、物料等方面;小型和微型企业目前喜欢使用进销存财一体化管理软件,使用这类软件的单机或网络版,满足企业内部几个人的管理需要,也解决了企业经营最关心的财务和商品问题。
  相比之下,更小型的企业主要青睐于SAAS软件。它们往往通过依托软件公司,对数据进行托管。不过,有些企业会担心财务信息对外泄露,因而顾虑重重,此类软件的用户量不是太大。
  “企业的需求是多方位的,主要体现在库存、合同、台账、人力资源和客户管理等方面,主要目的在于提高管理的效率。对于有多重目标的企业,一定要使目标明确化,突出各个目标的重要性程度,同时还要考虑软件的数据库容量和企业的财力。”谢古今说。
  谨慎选型找伙伴
  管理软件与工具类软件不同,其处理的信息要长期积累,不象工具软件,不行可以立即换,管理软件一旦选定使用一段时间后,迁移成本是高昂的,对企业来说有深远的影响,不可大意,选管理软件实质就是在选择一家信得过的合作伙伴。在选择信息化软件方面,谢古今认为,企业应着重考虑以下几方面的因素:
  首先是厂家资质,企业应选择有一定历史背景、能持续开发、专注于特定领域、在同行业有成功应用案例的成熟产品公司。相对而言,项目公司则可能完全需要根据用户要求进行开发,普遍存在项目周期长、风险大、成本高的缺点。
  其次是产品的专业性,企业应选择专业产品,保证行业应用经验丰富。产品线过长的厂家的产品,往往产品不够专精,或只是其主流产品中的一个组成部分,独立出来的系统不容易完整地解决专业问题。
  再其次是产品成熟性。成熟产品经过市场验证,细节完善,功能全面,系统稳定,同时能提供灵活配置功能和二次开发扩展接口。毕竟企业管理不是玩游戏可以简单推倒重来,往往不稳定的产品会大大打击用户的信心,即使以后改进也会留下阴影。
 最后,企业要考虑产品的易用性。管理信息系统应用范围广,员工电脑操作能力参差不齐,简洁易用的界面和操作方法是员工乐于使用、不易犯错的基础,这样极大降低企业的培训成本,削弱员工的抵触情绪,为企业的进一步深化应用打下良好的基础。
  前面提到这些要考虑的方面,对专业的人员来说可能好办一些,但很多企业没有那么多专业的人和那么多时间,谢古今建议企业可采取“有样学样”的办法,在同行业用户中寻找行业成功应用的案例。对照前面要考虑的因素,逐步考察行业案例,当这些因素与本企业的要求吻合时,争取深入了解实际使用情况,可能的话观看用户的现场操作,与其主要管理人员沟通使用管理系统体会,借鉴成功应用经验。
  专业实施保成效
  既然信息化管理已为越来越多的企业所重视,然而,我们也看到了不少信息化选型失败的案例。谢古今结合他多年的工作经验提醒企业,除了项目选型外,实施保障也很重要。